Code de conduite des fournisseurs

1. Champ d'application

Le Code s'applique à toute personne physique ou morale qui fournit des biens ou des services à AC PRIVATE - A List concierge ou à ses clients pour son compte (ci-après « le Fournisseur »), ainsi qu'à ses dirigeants, salariés, agents et sous-traitants intervenant dans le cadre de la relation.

Le Fournisseur s'engage à communiquer ces exigences à ses propres sous-traitants et à veiller à leur respect.

2. Respect des lois et réglementations

Le Fournisseur respecte l'ensemble des lois et réglementations applicables dans les pays où il exerce ses activités, notamment en matière de droit du travail, de fiscalité, de sécurité, de protection des consommateurs, de protection des données et de commerce international. Lorsque le présent Code est plus exigeant que la loi locale, le Fournisseur applique le standard le plus protecteur, dans la limite de la loi.

Le Fournisseur détient et maintient à jour l'ensemble des autorisations, licences, assurances et immatriculations nécessaires à son activité (par exemple : carte VTC, licence de transport, inscription au registre des opérateurs de voyages, assurance responsabilité civile professionnelle), et les communique sur simple demande.

3. Droits humains et conditions de travail

• Interdiction absolue du travail forcé, du travail obligatoire, de la servitude pour dettes, de la traite des êtres humains et de toute forme d'esclavage moderne.
• Interdiction du travail des enfants : aucune personne n'est employée en dessous de l'âge minimum légal ; les jeunes travailleurs ne sont pas affectés à des tâches dangereuses ou de nuit.
• Rémunération au moins égale au salaire minimum légal ou conventionnel, versée régulièrement, avec des bulletins de paie clairs.
• Respect des durées maximales de travail et des temps de repos légaux, notamment pour les chauffeurs et le personnel de sécurité.
• Non-discrimination fondée sur l'origine, le sexe, l'âge, la religion, le handicap, l'orientation sexuelle, l'opinion ou toute autre caractéristique protégée.
• Interdiction de tout harcèlement moral ou sexuel et de tout traitement dégradant.
• Respect de la liberté d'association et du droit à la négociation collective.
• Interdiction de la dissimulation d'emploi et du travail illégal ; vérification du droit au travail des personnes employées.

4. Santé et sécurité

Le Fournisseur garantit un environnement de travail sûr et sain à ses équipes, et assure la sécurité des clients qui lui sont confiés : véhicules entretenus et assurés, personnel formé et qualifié, respect des normes d'hygiène alimentaire, de sécurité incendie et d'accueil du public, plans d'urgence adaptés aux événements. Tout incident affectant un client est signalé sans délai à AC PRIVATE - A List concierge.

5. Lutte contre la corruption et le trafic d’influence

Le Fournisseur s'interdit toute forme de corruption, active ou passive, publique ou privée, ainsi que tout trafic d'influence, conformément notamment à la loi n° 2016‑1691 du 9 décembre 2016 dite « Sapin II » et aux législations équivalentes applicables.

• Aucun paiement, commission occulte, rétrocommission ou avantage indu n'est proposé ou accepté pour obtenir ou conserver une affaire.
• Les cadeaux et invitations offerts aux collaborateurs d'AC PRIVATE - A List concierge doivent rester symboliques, occasionnels et transparents ; les espèces et équivalents sont interdits.
• Les paiements de facilitation sont proscrits.
• Les livres et registres comptables reflètent fidèlement toutes les transactions.

6. Blanchiment, financement du terrorisme et sanctions

Le Fournisseur respecte la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB‑FT), ainsi que les régimes de sanctions économiques et embargos de l'Union européenne, de la France et, le cas échéant, des Nations unies. Il ne traite pas avec des personnes ou entités faisant l'objet de mesures de gel des avoirs. Il accepte de fournir les informations raisonnablement nécessaires aux vérifications de connaissance du partenaire, et signale toute opération inhabituelle.

7. Concurrence loyale

Le Fournisseur respecte le droit de la concurrence : pas d'entente sur les prix, de répartition de marchés ou d'échange d'informations commercialement sensibles avec des concurrents. Il s'abstient de toute pratique commerciale trompeuse et de tout dénigrement.

8. Conflits d'intérêts

Le Fournisseur déclare sans délai toute situation susceptible de créer un conflit d'intérêts, notamment un lien personnel, familial ou financier avec un collaborateur d'AC PRIVATE - A List concierge ou un client. Il s'interdit de solliciter directement les clients qui lui ont été présentés par AC PRIVATE - A List concierge pour contourner la relation, sauf accord écrit préalable.

9. Confidentialité et discrétion

La discrétion est au cœur de notre métier. Le Fournisseur traite comme strictement confidentielles toutes les informations relatives aux clients, à leurs proches, à leurs déplacements, à leurs habitudes, à leurs biens et à leurs demandes, ainsi que les informations commerciales d'AC PRIVATE - A List concierge.

• Aucune photographie, vidéo, publication sur les réseaux sociaux ou communication à la presse concernant un client, une résidence ou un événement, sans accord écrit préalable.
• Aucune utilisation du nom ou de l'image d'un client à des fins promotionnelles.
• Signature d'un accord de confidentialité (NDA) lorsque la mission l'exige ; l'obligation de confidentialité survit à la fin de la relation.
• Accès aux informations limité aux seules personnes qui en ont besoin pour exécuter la prestation.

10. Protection des données personnelles

Le Fournisseur respecte le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), la loi Informatique et Libertés et toute réglementation applicable. Lorsqu'il traite des données personnelles pour le compte d'AC PRIVATE - A List concierge, il agit en qualité de sous‑traitant au sens de l'article 28 du RGPD : il ne traite les données que sur instruction documentée, met en œuvre des mesures de sécurité appropriées, ne transfère pas les données hors de l'Espace économique européen sans garanties adéquates, notifie toute violation de données dans les meilleurs délais et restitue ou supprime les données à la fin de la mission.

11. Sécurité de l'information

Le Fournisseur protège les systèmes et outils utilisés dans le cadre de la relation (mots de passe robustes, authentification renforcée lorsque disponible, mises à jour régulières, appareils protégés). Il est vigilant face aux tentatives d'hameçonnage et de fraude au virement, et vérifie par un second canal toute demande de modification de coordonnées bancaires.

12. Environnement

Le Fournisseur respecte les réglementations environnementales applicables et s'efforce de réduire l'impact de ses activités : sobriété énergétique, réduction des déchets et du plastique à usage unique, choix de véhicules moins émetteurs lorsque c'est possible, approvisionnement local et responsable, respect du bien‑être animal et des espèces protégées (aucun produit issu d'espèces protégées sans les autorisations requises).

13. Qualité de service et image de la maison

Le Fournisseur s'engage à délivrer une prestation conforme à ce qui a été convenu, avec ponctualité, courtoisie et professionnalisme. Il n'utilise le nom, le logo ou la marque AC PRIVATE - A List concierge qu'avec un accord écrit, et s'abstient de tout comportement susceptible de porter atteinte à la réputation de la maison ou de ses clients.

14. Sous‑traitance

Le Fournisseur ne confie tout ou partie d'une prestation à un tiers qu'avec l'accord préalable d'AC PRIVATE - A List concierge. Il demeure responsable du respect du présent Code par ses sous‑traitants.

15. Contrôle et vérification

Dans le cadre de sa démarche de vigilance, AC PRIVATE - A List concierge peut demander au Fournisseur des informations, attestations ou justificatifs (par exemple : attestation de vigilance URSSAF, extrait Kbis, attestations d'assurance) et, avec un préavis raisonnable, procéder ou faire procéder à des vérifications de conformité. Le Fournisseur coopère de bonne foi et met en œuvre sans délai les mesures correctives convenues.

16. Signalement et absence de représailles

Toute personne (Fournisseur, salarié d'un Fournisseur, client ou tiers) peut signaler, de bonne foi, une violation suspectée du présent Code ou de la loi en écrivant à [email protected], en précisant « Signalement confidentiel » dans l'objet. Les signalements sont traités de manière confidentielle ; l'identité de l'auteur n'est divulguée qu'avec son accord ou lorsque la loi l'impose.

Aucune mesure de représailles n'est tolérée à l'encontre d'une personne ayant effectué un signalement de bonne foi, conformément au régime de protection des lanceurs d'alerte. Les signalements peuvent également être adressés aux autorités compétentes.

17. Manquements

Tout manquement au présent Code peut conduire AC PRIVATE - A List concierge à demander un plan d'actions correctives, à suspendre les commandes ou à mettre fin à la relation, dans les conditions prévues au contrat et par la loi, sans préjudice de tout autre recours.

18. Acceptation et mise à jour

L'acceptation d'une commande ou la poursuite de la relation avec AC PRIVATE - A List concierge vaut adhésion au présent Code. Celui‑ci peut être mis à jour ; la version en vigueur est celle publiée sur cette page. En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version française prévaut.